domingo, 15 de septiembre de 2013

Delegar Funciones



El éxito en delegar no se mide por cómo delegas, a quién delegas, o qué tan seguido lo haces. Delegar de forma efectiva no es solamente añadir éxito a tus logros, sino multiplicarlos. En la mayoría de los casos, no delegar eficazmente reducirá la velocidad de tu desarrollo. Si deseas mejorar el uso de tu tiempo, delegar es esencial.

Delegar es más que solamente transferir trabajo. Significa involucrar a otros en la responsabilidad de los resultados, darle a alguien más la libertad para tomar decisiones de cómo lograr alcanzar esos resultados. Significa soltar.

Conozco a alguien que solía traer trabajo a casa al terminar su horario. Y cada noche después de cenar con su familia, se iba a un rincón y trabajaba por varias horas más. Una vez, su hija de seis años le preguntó a su mamá, "¿Por qué papá se va a ese rincón todos los días después de cenar?" La mamá le explicó que papá tenía mucho trabajo que hacer, y que no le había sido posible terminar durante el día. La hija replicó, " ¿Entonces por qué no ponen a papá en una clase con los lentos?" Cuando su esposa le contó lo que la niña había dicho, la realidad lo sacudió y decidió que a partir de ese momento no traería más trabajo a casa. La única forma en la que podría lograr hacer todo el trabajo dentro de su horario normal de oficina, era delegar parte de ello a otros. Según fue aprendiendo a delegar, sus habilidades como ejecutivo mejoraron dramáticamente y posteriormente fue ascendido en la compañía.

¿POR QUÉ DELEGAR?

1.- Dar más poder a más personas

Es como poner un caballo más a un coche, es decir mayor poder, autoridad, autonomía, facultad y responsabilidad. Más personas pensando, cada uno en problemas específicos, significara más funciones y tareas ejecutadas, todas encaminadas a un mismo propósito.

Al delegar funciones es importante dar autonomía con la correspondiente responsabilidad, pero sobre todo hacer ver que se está dando confianza por el rumbo de la empresa, reconocimiento a un talento y sobre todo liderazgo en sus funciones.

2.- Ganar más tiempo libre

Para hacer bien y sobresalir de la competencia hay que trabajar en lo que mejor sabemos, en algo que corresponde a nuestro talento, de modo que mas producción no signifique invertir más tiempo, sino trabajar con más eficiencia. Ganar más en menos tiempo gracias a que cada una de las tareas de una empresa es delegada a los especialistas correspondientes.

3.- Desarrollar el talento de cada miembro del equipo

Al delegar exigimos resultados, por lo tanto cada miembro del equipo buscara las mejores soluciones recurriendo a su talento, lo que significara, gracias a la práctica continua, el reconocimiento y la responsabilidad mayor desarrollo del potencial de talento individual y del equipo.

4.- Ganar más energía

Cuando estamos enfocados en lo que más sabemos y podemos dejamos de preocuparnos, hacemos mejor sin gastar tanta energía y si deseamos hacer algo extra siempre tendremos buena reserva de energía.

5.- Tendrá mayor motivación y fe

Al delegar funciones en una empresa confiara en los mejores resultados de su emprendimiento, lo que significa mayores satisfacciones y por lo tanto mayor motivación y fe de lograr el éxito y crecimiento sostenido de su empresa. Además cada miembro del equipo se sentirá con poder, autoridad, autonomía, utilidad y responsabilidad, lo que los hará sentirse más importantes, aumentando su autoestima y motivación.

6.- Trabajar más enfocados

La distracción o procrastinacion es una de las mayores barreras para el progreso y el trabajo eficiente. Y cuando uno hace algo para el que no tiene aptitudes, la distracción es frecuente. Por lo tanto delegar todo aquello que otro lo hace mejor le permitirá trabajar más enfocado en lo que si se divierte y domina.

7.- Lograr mayor compromiso

Un trabajo comprometido suele ser más productivo, y para lograr mayor compromiso de cada miembro del equipo hay que delegar dando poder, autoridad, autonomía y responsabilidad. El reconocimiento, la influencia en los resultados, la identificación con el éxito de la empresa, hace que cada miembro del equipo se sienta más comprometido.

8.- Lograr mayor productividad

A medida que se está más enfocado, con más energía, con más motivación y compromiso se podrá producir más. Además se podrá ser más productivo en menos tiempo, pudiéndose ejecutar más tareas.

9.- Menos stress en el ambiente de trabajo

Cuando hay satisfacción, cuando se logra realizar los objetivos y los resultados indican que realmente se está progresando, aumenta el nivel de felicidad, energía y la creatividad aumenta sin la barrera del stress.

10.- Se logra mayor participación

La participación es consecuencia del compromiso adquirido, de la motivación y la energía con que cada miembro del equipo cuenta. Así cada miembro se sentirá inclinado a brindar sugerencias por iniciativa propia y además colaboraran más con los demás miembros y con nosotros.

11.- Se logra una base más solida

Varias personas trabajando comprometidas simplemente significan una base sólida para su emprendimiento, lo que le garantiza mayor rentabilidad, menos riesgos al fracaso y sobre todo mayor competitividad en el mercado.

12.- Mayor eficiencia y rentabilidad

Delegar funciones en una empresa a un equipo donde cada miembro está especializado en tareas específicas permita que cada miembro sea más eficiente y por lo tanto que los procesos sean más eficientes, se producirá más en menos tiempo y a menos costo, lo que significa más rentabilidad.

¿CÓMO DELEGAR EFICAZMENTE?

1. Selecciona a la persona adecuada para el trabajo. 

Para elegir al indicado hay dos razones: el individuo es el mejor calificado y puede lograr los mejores resultados. O el individuo será el más beneficiado aprendiendo de esta experiencia al tomar el trabajo.

2. Dale información suficiente. 

Presenta una perspectiva global de lo que pretendes, para que la persona a quien vas a delegar el trabajo, pueda visualizar como es que el trabajo encaja dentro de toda la operación. No atesores información para ti.

3. Delega el trabajo completo a una persona y dale toda la responsabilidad. 

Esto elevará el interés del individuo en el proyecto y le dará un sentido más profundo de logro y satisfacción cuando la tarea se haya completado. Sin embargo, la responsabilidad última recae en ti. Cuando delegas algo a alguien, asegúrate de que otros sepan que tú has dado la responsabilidad y autoridad a ese individuo, y de que están en libertad de trabajar y conseguir los resultados.

4. Enfócate en los resultados, no en el proceso. 

Delega responsabilidad, no trabajo. Muchos Gerentes o directores confunden delegar responsabilidades con quitarse trabajo de encima y dárselo a otros. Cuando le asignes un proyecto a alguien, permítele la libertad de ejercitar algo su iniciativa. Enfócate en lo que tú quieres, no en cómo hacerlo.

5. Delega a través del dialogo. 

No hables tu todo el tiempo, y no lo hagas en el pasillo. Delega en un ambiente que te permita hacer una explicación completa del proyecto. Minimiza las interrupciones y permite tiempo de sobra para el dialogo. Involucra a la persona en la discusión y fomenta sus comentarios y sugerencias.

6. Establece tiempos límite basados en la responsabilidad. 

No dejes las fechas en las que debe ser completado el trabajo inciertas o sin límite. No digas, ¿puedes darme esto lo más pronto posible? O, por favor haz esto cuando te sea posible" Sé específico acerca del momento en el que quieres que el trabajo sea completado.

7. Establece fechas para revisión. 

Si no revisas el progreso del proyecto, entonces no habrás delegado el trabajo sino que ¡lo habrás botado! Lleva una bitácora que te ayude a revisar cada trabajo que hayas delegado. Pídele al responsable que reporte el progreso de la tarea en las fechas que ambos negociaron.

8. Ofrece retroalimentación positiva y constructiva. 

No te enfoques en lo que está mal, sino más bien en lo que se puede hacer para lograrlo mejor. "Parece que hay un problema aquí. ¿Qué es lo que necesitas hacer para encaminarte de nuevo?

9. Provee los recursos necesarios. 

Aclara si el trabajo involucra a más personas o recursos que se necesiten para completar el trabajo.

10. Ofrece guía y consejo sin interferir. 

Señala los obstáculos con que se pueden encontrar. "Jaime en compras nunca revisa sus correos electrónicos, así que es mejor llamarlo por teléfono para cualquier urgencia. Es posible que necesites empujar a Ricardo en mercadotecnia para mantener el proyecto en camino"

11. Establece los parámetros, condiciones y términos antes de delegar. 

No impongas controles después de que has delegado algo. Manifiéstalos inmediatamente.

12. No les permitas que te deleguen de regreso el trabajo. 

Si alguien te trae un problema puedes escuchar sin asumir responsabilidad para resolver el problema. La persona puede detenerte en el pasillo para preguntarte qué es lo que piensas. Voltéale la pregunta con un ¿qué piensas tú? O si la persona te pide que si es posible postergar la fecha límite una semana más. Nuevamente regrésala diciendo ¿Es posible? ¿Nos ayudará eso a alcanzar nuestra meta? O puedes hacer preguntas como: ¿Qué recomendaciones tienes para manejar la situación? ¿Cuáles son las alternativas? ¿Cuál acción debemos tomar? En otras palabras, no lo rescates. En tu dialogo, mantén el enfoque en esta persona y no permitas que te regresen la responsabilidad.

13. Provee respaldo y apoyo cuando sea necesario. 

Hay una diferencia entre apoyar y rescatar. Si algo no va bien, apóyalo discretamente como hacer una llamada telefónica a alguien involucrado que no está cooperando. Déjales saber que no tienen que luchar sus batallas solos.

14. Dale todo el crédito y reconocimiento a la persona que complete el trabajo. 

No te quedes tú con el crédito. Y si el responsable no logró el cometido asume tú la responsabilidad. Si la persona no ha desarrollado completamente sus habilidades como para completar el trabajo, tú como ejecutivo a cargo puedes asumir la responsabilidad de ello. Aprende de la experiencia para que puedas delegar más eficazmente la próxima vez.




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